Ennuyant, n’est-ce pas ?
Quelque soit la route que vous empruntez, vous tombez sur une impasse.
D’un côté, vous trainez un quotidien plus chargé qu’un porte conteneur. Vous êtes si occupé à sprinter sur tous les terrains que vous ne savez plus où donner de la tête.
Votre attention s’éparpille en petits morceaux de tout côté.
Face à cette accumulation de choses à faire, vous vous sentez alourdi de jour en jour par ce poids.
Comme si votre barge flottante menaçait de chavirer et de terminer sa course au fond de l’océan.
Inévitablement, le manque d’organisation se fait sentir.
Mais d’un autre côté, lorsque vous décidez de prendre des mesures concrètes pour redresser la barre, c’est n’est pas aussi évident que prévu.
Si vous faites des listes, elles s’allongent au point que vous ne pouvez plus tenir le rythme. Alors, vous finissez par laisser tomber.
C’est une évidence, vous n’aurez jamais le temps de tout faire.
Et si vous tentez de mettre sur pied un système d’organisation plus robuste, vous ne pouvez que constater qu’au delà de sa complexité repoussante, votre système fuit comme une passoire qui laisse filer l’eau.
Si vous avez connu ce genre de situations, vous êtes tombé dans l’un des pièges qui empêchent de tirer profit d’une solution d’organisation personnelle efficace pour gérer votre activité (tout comme la vaste majorité des gens – moi y compris).
En réalité, la clé pour reprendre le contrôle sur le quotidien et avancer en continu sur les aspects importants de son activité est d’utiliser un système d’organisation de tâches.
Mais pas n’importe lequel. Le bon système.
Vous allez voir dans quelques lignes comment bien démarrer dans ce choix.
Mais avant, regardons de plus près ces 3 pièges qui ruinent vos chances de sortir d’un quotidien chaotique.
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Piège n°1 : La voie rapide vers le surmenage
Avez-vous une idée du nombre d’informations qui tournent en ce moment dans votre tête ?
Entre les tâches à faire, rendez-vous, activités récurrentes, rappels, idées de projets, soucis, problèmes à gérer…
10 ? 20 ? 30 ? 50 ? … ?
Si vous faites le calcul, il y en a probablement des dizaines. Avec des dates d’exécution différentes. Impliquant des personnes différentes. Des thématiques différentes. Et des niveaux d’attention différents.
Cela fait énormément d’information à gérer, vous ne trouvez pas ?
Le problème, c’est que le cerveau n’est pas du tout prévu pour cela. Ou plutôt devrait-on dire, la mémoire de travail.
Celle qui vous sert pour faire des choix conscients, prendre des décisions, pour raisonner.
Contrairement à la partie du cerveau assurant les automatismes et ses millions d’informations engendrées, la mémoire de travail possède une capacité limitée.
On estime pouvoir être en mesure de gérer « à peu près » 4 à 7 informations en même temps.
Au-delà, on fait plus d’erreurs. On ouvre la porte aux oublis, à davantage de problèmes d’inattention. On éprouve des difficultés à réfléchir ou à taper dans son potentiel créatif.
Ce qui fait que lorsque vous chargez votre cerveau conscient avec des dizaines d’idées à penser, il devient aussi efficace qu’un ordinateur surchargé de programmes ouverts et qui ne répond plus.
Votre charge mentale s’affole et vous empêche de gérer les sollicitations du quotidien dans de bonnes conditions.
Mais ce n’est pas tout.
Le cerveau aime jouer des tours
En effet, le cerveau possède une drôle de manie, celle de nous rappeler sans cesse les choses qui ne sont pas encore bouclées.
Qu’elles soient importantes ou non, ça il s’en fiche.
Ce qu’il n’aime pas, ce sont les questions sans réponses, sans point final. Alors il fera tout pour vous y faire penser encore et encore… N’importe quand, même lorsque vous n’en n’avez pas besoin.
Ce qui fait qu’en plus d’avoir une mémoire de travail surchargée, vous pensez à une même chose à faire plus de fois que vous n’en avez besoin. Ce qui ajoute de la charge mentale.
Et comme si cela ne suffisait pas, les nouvelles technologies, incitant aux distractions et interruptions constantes, font grimper encore le niveau de charge mentale jusqu’à la zone de surchauffe.
Tous ces facteurs contribuent au surmenage que vous vivez tous les jours si vous vous reposez uniquement sur votre tête, ou sur des infos éparpillées un peu partout, pour gérer vos activités.
Pour palier ce problème, il vous faut une solution qui retienne toutes les informations retenues dans votre cerveau, pour pouvoir ensuite les utiliser au mieux.
La première chose à faire, c’est de capturer tout ce qui retient votre attention sur un support aussi bête qu’une feuille de papier ou un fichier texte.
Ce qui rendra votre mémoire de travail disponible et une partie de votre capacité d’attention de nouveau opérationnelle.
Piège n°2 : Dessine moi une usine à gaz
A l’inverse de l’idée de ne rien utiliser, il y a celle d’en faire trop.
Guidé par vos bonnes intentions, vous passez d’une gestion désordonnée à un système d’organisation plus complexe que le fonctionnement de l’univers.
Vous cherchez à gérer chaque micro détail de vos activités, à planifier à la minute près tout ce qui doit se passer dans vos journées.
Les outils de gestion de tâches actuels ne sont pas étrangers à ce phénomène.
Certains, par leur interface envoûtante, vous amènent à créer toutes sortes de listes de choses à faire. A planifier jusqu’au temps passé aux toilettes, à élaborer des plans de projets avec des sous-étapes de sous-étapes…
Et tout ça « presque dans la bonne humeur ! »
C’est alors que vous vous retrouvez avec une usine à gaz à gérer qui va bien au-delà de vos besoins personnels.
Comment se condamner à traficoter un système hasardeux
Le problème est que vous pouvez vous retrouver tellement pris à assurer la bonne tenue votre système que vous devenez moins productif.
Cette rigidité d’organisation finit par lasser et vous pousse à laisser tomber au bout de quelques jours.
Les vieilles habitudes reprenant le dessus, vous retombez dans le piège n°1.
Mais l’aspect le plus insidieux de ce piège n°2, c’est qu’une planification excessive est souvent une façon déguisée de procrastiner.
Si tout n’est pas parfait, que chaque étape du projet en cours n’est pas planifiée, cela donne une excuse pour reporter l’action.
Pour éviter ce piège, mieux vaut garder les choses simples, au moins pour démarrer, comme le suggère le principe KISS (Keep It Simple, Stupid).
Vous pouvez toujours compléter, peaufiner, améliorer avec le temps.
Gardez à l’esprit que ce qui est compliqué est peut-être intéressant, mais ce qui est simple à l’avantage de fonctionner.
Piège n°3 : La mauvaise prescription
Imaginez vous rendre chez le médecin. Vous entrez dans le cabinet. Il vous regarde d’un œil inquisiteur et trois secondes après, vous lâche « voici ce que vous devez prendre ! »
Alors qu’il ne vous connait pas et surtout, ne vous a posé aucune question.
Résultat, il vous prescrit un remède pour calmer la toux alors que vous, vous souffrez des articulations !
Cela vous semble étrange ? Ça l’est.
Pourtant, c’est bien souvent ce qui se passe lorsqu’on cherche une solution à ses problèmes d’organisation personnelle.
Votre ami Patrick vous parle de la méthode d’organisation qui fait fureur en ce moment.
Vous vous procurez le fameux bouquin en question. Après une lecture attentive pour tenter de comprendre le mécanisme, vous décidez de tester l’affaire sans délai.
Mais au bout de quelques jours d’expérimentation à peine, vous êtes un peu perplexe. A l’évidence, malgré les explications, vous manquez d’ordre et de méthode pour implémenter le système.
Malheureusement, votre ami Patrick ne peut pas vous aider. Il ne connait pas les rouages de la méthode (c’est pas son truc la lecture).
Devant ce constat aussi décevant que les résultats de votre grille de loto, vous abandonnez ce système censé vous apporter la paix d’esprit et un niveau de productivité accru.
Le problème, c’est que pour avoir des repères dans la vie, on transforme facilement une expérience ponctuelle en généralité.
Pour vous, l’organisation personnelle, c’est terminé. Retour à la case « piège n°1 ».
La mauvaise prescription, c’est ce qui créé de la confusion et de la frustration chez les personnes débordées qui veulent s’organiser. Et qui leur fait dire :
« De toute façon ça ne fonctionne pas ! »
« C’est prise de tête ce machin ! L’organisation est moi ça fait 2 ! Je suis un cas à part ! C’est foutu, rien ne marchera ! »
Bien que la démarche de tester différentes solutions pour trouver celle qui nous convient soit valable, il existe un moyen plus efficace d’arriver à ces fins.
En effet, ne serait-ce pas préférable de choisir une solution en fonction de votre situation actuelle, tout comme le médecin prescrit le bon remède suite à la consultation ?
Un entrepreneur individuel n’a pas forcément les mêmes besoins qu’un manager, qu’un employé ou encore qu’un dirigeant d’entreprise cotée au CAC 40.
5 questions pour vous aider à choisir la solution idéale
C’est en se posant les bonnes questions qu’on finit par cibler la solution la plus proche de ses besoins personnels.
C’est pourquoi, en bas de cette article, vous trouverez un PDF à télécharger avec les 5 questions utiles qui vous aideront à choisir la solution idéale d’organisation personnelle pour gérer votre activité.
Vous l’aurez compris. Ces 3 pièges empêchent de profiter des atouts d’une solution d’organisation personnelle efficace :
- Ne pas utiliser de solution d’organisation personnelle du tout
- Rendre le système trop compliqué à gérer
- Utiliser un système non adapté à votre activité
Les ignorer signifie multiplier ses chances de vivre le poids du surmenage. De s’enfermer dans une solution compliquée. De généraliser l’inefficacité des méthodes d’organisation.
Avoir le bon système en main, c’est comme posséder la combinaison pour libérer votre cerveau de sa charge mentale. Et disposer d’un outil fiable pour gérer vos tâches et les aspects importants de votre travail.
Ce qui ouvre la voie à plus d’attention, de satisfaction, de potentiel créatif.
Mais encore faut-il faire le premier pas.
Le document ci-dessous est un bon point de départ.
Bonus : Cliquez ici pour télécharger le PDF et identifier le système d’organisation personnelle qui répond à vos besoins.
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