Article invité de Benjamin du blog gérer son temps.
Vous avez un emploi du temps surchargé, inutile de me convaincre sur ce point.
Possible que les 24h allouées vous sont insuffisantes pour parvenir à tout boucler. Terrible non ? Limite angoissant même…
Maintenir un bon équilibre entre votre vie privée et professionnelle vous demande sans doute un gros effort.
Peut être même avez-vous la sensation du vous diluer au sein de tout cela. Parfois, le manque de contrôle vous oblige à subir vos activités plutôt qu’à les piloter.
Ce n’est pas une surprise, vous êtes comme beaucoup de monde et c’est normal. Pourquoi je le sais ? Car je suis passé par là aussi.
Et pourtant, certains d’entre nous ne subissent pas cette manière de vivre et semblent contrôler parfaitement toutes leurs activités.
Une devinette :
Quel est le point commun entre ces 3 personnalités aux journées plus que chargées : Richard Branson (patron de Virgin), Barack Obama (président des USA) et Oprah Winfrey (célèbre animatrice et productrice) ?
Ils sont diaboliquement organisés.
Et c’est pourquoi ils parviennent mieux que vous à garder la main sur leurs activités quotidiennes.
La bonne nouvelle ?
Nous allons voir ensemble comment vous pouvez faire comme eux en mettant un place un système simple et efficace.
1. Ils savent tenir un planning
Richard Branson est efficace, il ne passe pas son temps à regarder sa montre ou à courir après son prochain rendez-vous.
Pourquoi ?
Parce qu’il a tout planifié à l’avance. Quand il démarre sa journée, il sait en un coup d’œil quel sera son contenu.
Ces gens là s’appuient constamment sur leur planning. C’est radical, simple et efficace.
Alors oui il faut de la rigueur, mais une fois adopté, cela vous facilitera la vie.
Nous avons la chance de vivre dans une époque de haute technologie où la multitude d’outil ne manque pas.
C’est le moment de transformer votre smartphone en outil de votre productivité plutôt qu’en simple point d’entrée pour Facebook et la lecture de mails.
Car oui, avoir une to-do list c’est joli et donne l’impression que l’on maîtrise les choses, mais si son contenu n’est pas planifié, elle ne vous sert strictement à rien. C’est un peu comme acheter un GPS quand on n’a pas de voiture.
L’avantage de planifier une tâche ?
Vous vous posez automatiquement 2 questions :
- Quand doit-elle démarrer ?
- Quand doit-elle se terminer ?
Vous choisissez ainsi le meilleur moment pour la faire et vous estimez le temps nécessaire à sa réalisation.
Que demander de plus ? Il ne vous reste plus qu’à la réaliser.
Voila un exemple de mon calendrier dans lequel j’ai positionné toutes les activités importantes de la semaine.
Astuce : j’ai associé un code couleur en fonction du type d’activité. J’ai une vue globale quasi instantanée du type d’événements que j’ai à gérer sur les prochains jours.
Une bonne méthode consiste à fixer un rappel automatique sur votre agenda 15 minutes avant la tâche suivante.
Ainsi vous savez tout de suite qu’il vous reste un quart d’heure pour boucler l’activité en cours.
Ce mode de fonctionnement est d’autant plus intéressant qu’il limite la procrastination. En effet, vous avez déjà pris la décision de faire votre activité puisqu’elle est positionnée dans votre agenda.
Le plus beau dans tout cela ?
Vous pouvez même réserver des blocs de temps pour vos activités perso : le sport, les courses, le shopping, etc….
Vous trouvez cela flippant de savoir que tout est planifié ? En fait, vous verrez que c’est plutôt rassurant de savoir que les choses que l’on doit faire dans la journée ont du temps qui leurs sont consacrées.
Alors, qui a dit qu’un planning c’était chiant à mourir ?
Cerise sur le gâteau, en terme de mise en œuvre, c’est simplissime, un agenda suffit.
Je vous vois venir, vous allez m’opposer un point : « Eh mais si un changement survient ? Cela chamboule tout mon planning ? »
Oui en effet…. ou pas. Tout dépend de la manière dont vous traitez ce changement.
2. Ils savent prendre une décision
Quand une interruption vient perturber le bon déroulement de ses activités, Barack Obama sait comment réagir. Sans paniquer ! Et pourtant ses décisions ont un impact majeur sur des millions de personnes.
Quel est son secret ?
Il s’appuie sur un système de décision fiable.
Vous n’êtes peut être pas le président des Etats-Unis, mais comment prendre la bonne décision si un événement vient contrarier votre beau planning ?
Une solution viable consiste à se baser sur la matrice de Eisenhower.
Je vais vous expliquer ce qui ce cache derrière ce nom barbare.
Cette matrice permet de catégoriser les événements en fonction de leur urgence et de leur importance, répartis en 4 cases.
A chacune d’elle est associée une stratégie pour traiter les demandes entrantes.
On vous sollicite pour un coup de main ? Ce n’est, pour vous en tout cas, ni urgent ni important (case 1). Proposez plutôt à votre interlocuteur de caler un point avec lui dans un espace libre de votre agenda.
Dans cette matrice, la case que vous devez privilégier est celle de l’important mais pas urgent. Car elle doit porter l’essence même de votre activité et de vos objectifs à long terme (votre santé, votre famille, votre business, etc…)
Tout la subtilité sera de travailler en amont afin de limiter les occurrences qui tombent dans la case : « urgent et important ».
Ce sont les seuls cas où votre activité en cours sera réellement impactée, car ces événements réclament obligatoirement et immédiatement votre attention.
Je vais vous donner un exemple très personnel sur le sujet.
J’avais 7 ans, il est 19h environ, nous sommes dans la maison familiale. Ma mère prépare le repas (ce qui tombe dans la case important mais pas urgent). Mon frère joue dans le salon et mon père est au travail. Je décide de monter dans ma chambre via les escaliers.
Comme à mon habitude je grimpe les marches à 4 pattes car je trouve cela plus rapide. Sauf que cette fois, je rate une marche et c’est mon menton qui fait office de point réception sur l’arrête de la dite marche. En découle logiquement cris et effusion de sang…
Vous l’avez compris, arrive un événement important ET urgent.
Il a donc pris le pas sur tout le reste puisque ma mère a du s’occuper de moi et m’amener en urgence chez le médecin pour une séance de couture dont je me souviens encore.
Afin de limiter les occurrences de ce type d’événement (manquerait plus qu’il arrive la même chose au petit frère), dans les 24h qui ont suivi, mon père a posé sur l’escalier un revêtement anti-dérapant.
Vous voyez un peu la philosophie ?
Idéalement, n’attendez pas l’accident pour prendre les mesures qui vous faciliteront la vie 🙂
Avant de conclure ce chapitre, je vais prendre l’exemple Leo Babauta, l’auteur du célèbre blog Zen Habit. Il représente une bonne incarnation de ce mode de fonctionnement.
Il explique dans sa page « A propos » qu’il ne concentre son énergie que sur les activités suivantes :
- Être un mari et un père – profiter du beau temps, courir et faire du vélo en famille
- La création de ses cours sur la pleine conscience pour son programme Sea Change
- Le développement d’un nouveau programme et d’une application autour des habitudes
- L’écriture d’articles pour son site Zen Habits
- La marche, la course à pied, la musculation, la méditation et la cuisine vegan
Ce sont ses priorités. Il dit non à tout le reste : les conférences, les speechs, la promotion de quoi que ce soit, les nouveaux projets.
Il a profondément réfléchi en amont sur le contenu de sa vie et de ses activités afin de privilégier les activités de la case important mais pas urgent.
Pour finir, une astuce pour mieux maîtriser les interruptions.
Les pros de l’efficacité utilisent un système de prise de note rapide. Il leur permet de limiter la perturbation, tout en notant les informations nécessaire au traitement des événements pour plus tard.
Nous verrons un peu plus loin ce que vous pouvez utiliser pour cela.
3. Ils savent s’arrêter
Vous le savez déjà mais je vais vous le rappeler.
Vous ne pourrez pas tout faire et encore moins tout faire à la perfection ou alors vous y laisserez des plumes. C’est une réalité qu’il faut accepter pour avancer.
Il est donc grand temps d’apprendre l’art du « suffisamment bien fait ».
Lorsque vous travaillez sur une tâche, à quel moment pouvez vous considérer qu’elle est terminée ?
Si vous avez retenu mon conseil précédent de planifier vos activités, je vous propose d’agir ainsi.
A la fin de votre session, quand votre téléphone vous indique que vous arrivez à la fin du temps alloué, posez vous les questions suivantes :
- Ma tâche est-elle suffisamment aboutie pour répondre à l’objectif initial ? Si oui, parfait, arrêtez vous là et passez à l’activité suivante.
- Si non ? Demandez vous quelles conséquences ou incidences cela a si vous arrêtez malgré tout cette tache maintenant. Allez-vous mettre votre travail en péril ? Allez vous perdre des clients ? etc… Si la réponse est non, idem, passez à la suite et ne vous attardez pas.
Être perfectionniste vous conduira uniquement à la surcharge de travail pour un gain supplémentaire souvent misérable. Alors que faire « suffisamment bien » une activité vous apportera plus de satisfaction et laissera du temps pour les activités suivantes.
Oprah Winfrey est productrice, animatrice et actrice. Rien qu’une seule de ces activités pourrait l’occuper à plein temps.
Et pourtant elle joue sur tous les tableaux
Le gouverneur de l’Illinois a même proposé de lui offrir un siège au Sénat. Pensez vous qu’elle s’attarde à fignoler tout ce qu’elle fait dans les moindres détails ?
Nous l’avons évoqué au paragraphe précédent mais j’insiste. Ce raisonnement est particulièrement vrai dans le cas de tâches de moindres importances.
Ne leur donnez pas plus de valeur qu’elles ne méritent. Ne perdez pas votre temps à buller sur des sujets mineurs et gardez votre pouvoir de réflexion pour les sujets qui ont un vrai impact sur vos activités.
4. Ils ont l’esprit vide
Soyons clair, je ne dis pas ici que les personnes efficaces sont aussi futés que des bulots, mais juste qu’ils ne cherchent pas à retenir tout ce qu’ils ont à faire.
Au contraire, leur esprit est vide de toutes les choses inutiles qui peuvent être stockées ailleurs. Et cet ailleurs, c’est un système de prise de note digne de ce nom.
Quel est l’intérêt ?
Simplement de pouvoir vous concentrer pleinement sur les choses qui requiert vos compétences intellectuelles. Ce qui est déjà pas mal non ?
Utilisez votre matière grise pour être créatif. Elle sera mieux employée ainsi.
Si vous devez constamment vous souvenir que vous avez un rendez-vous dans 3 jours à 14h45, cela demande un effort. Et cet effort est inutile puisqu’il vous suffirait de le noter dans votre agenda pour ne plus y penser.
Vous allez me dire qu’un planning ne suffit pas toujours. Et vous avez entièrement raison.
Votre système doit être plus que cela, car il doit vous permettre une prise de note en toute circonstance.
Je suis certain qu’il vous ait déjà arrivé d’avoir en tête l’idée du siècle et de l’oublier 5 minutes après faute de l’avoir noté. Et sur le coup, vous vous en voulez vraiment de ne pas avoir eu le réflexe de la noter.
Dommage… alors qu’un simple carnet aurait suffit pour pallier cela.
Si vous êtes plus technophile, la quantité d’outils existants pour prendre des notes à de quoi satisfaire les plus exigeants. Pour n’en citer que quelques-un : google keep, one note,etc…
Pour ma part, j’utilise l’outil Evernote. Je le trouve facile à utiliser, épuré et customisable. Accessible sur ordinateur, tablette, sur le web ou sur smartphone, il garde de manière synchronisée toutes les informations que j’y stocke.
Le but étant d’avoir un système centralisé pour éviter d’en éparpiller partout et au final ne plus savoir où chercher les informations.
Voici à quoi il ressemble actuellement chez moi.
Le carnet de note « @Entrée à trier » est le carnet par défaut dans lequel arrive toute nouvelle note. L’avantage ? Tant qu’une note est ici, cela signifie que je ne l’ai pas traité. Elle requiert donc une action de ma part.
Un nom et une adresse à mémoriser ? Hop je crée une nouvelle note. Une photo à prendre ? Je la prend via Evernote et elle est automatiquement intégrée au système.
Bref, je ne vais pas vous faire un cours sur cet outil mais dans les grandes lignes voilà comment je l’utilise dans mon cas. Je retrouve dedans toutes mes idées, articles en cours, échanges avec des partenaires et même des informations non professionnelles.
Faites le vide dans votre esprit pour laisser s’exprimer votre créativité et votre efficacité au lieu de l’encombrer d’informations non pertinentes.
5. Ils ne travaillent pas n’importe où
Si vous avez l’habitude d’utiliser votre canapé pour regarder la télévision ou jouer à la console, il y a peu de chance que ce soit le meilleur endroit pour travailler. Au mieux vous bosserez mal et aurez perdu du temps inutilement.
Les personnes productives ont un lieu consacré au travail et uniquement au travail.
Si votre bureau contient des magasines, des pubs, une tonne de post-it, bref, des éléments qui n’ont rien à voir avec vos activités, cela génère de la distraction et donc une perte conséquente d’efficacité.
Votre espace doit être pensé pour favoriser la concentration, et non pas la distraction. Sans cela, c’est la mort assurée de votre productivité.
Il est important de prendre du temps pour construire l’environnement adéquat en supprimant l’inutile.
Si vous avez Facebook ouvert en permanence sur votre ordinateur, je ne crois pas une seule seconde que vous puissiez rester concentré sur votre sujet en cours.
Faire ce ménage n’est pas évident et ce n’est pas Tim Ferris (l’auteur de « La semaine de 4h« ) qui vous dira le contraire.
Néanmoins, en identifiant les risques de distractions, vous pourrez les éliminer plus facilement. Votre bureau est à côté de la télévision ? Il va falloir songer à le déplacer.
Bon, vous voyez l’idée ? Faites physiquement la distinction entre un espace de travail et un espace de détente. Cela aidera votre cerveau à se mettre dans le mode de fonctionnement adapté à la situation.
Le président des Etats-Unis a un bureau ovale, certes magnifique, mais surtout bien rangé et dédié à son job. Gouverner le monde !
Vous pouvez même aller plus loin, en associant des espaces spécifiques au type d’activités que vous avez à mener.
Après tout, on prépare bien nos repas dans la cuisine et on dort dans notre chambre.
Pour résumer
Revoyons les différents secrets qui vont dès maintenant vous permettre de réussir comme les personnes les plus organisées :
- Appuyez vous en permanence sur votre planning (en utilisant des alarmes par exemple).
- Utilisez un système de décision sûr pour privilégier les activités à hautes valeurs ajoutées.
- Dites stop dans la réalisation d’une tâche quand vous la considérez « suffisamment bien réalisée ». Halte au perfectionnisme.
- Videz votre esprit des choses inutiles pour vous focaliser sur votre créativité.
- Bâtissez un environnement qui ne contient que le strict nécessaire pour travailler. Au revoir les distractions.
Vous voyez, il n’y a rien d’insurmontable ici. C’est à la portée de tout le monde.
Le plus important étant de prendre du recul sur vos activités et leurs contextes d’exécution. C’est un fait, nos routines ont pris le pas sur notre manière de travailler.
Mais en cassant ce rythme, en se posant les bonnes questions en amont, vous pouvez reprendre le contrôle et mettre un vrai coup de boost dans votre organisation et votre productivité.
Commencez à faire les choses différemment et vous constaterez du changement, j’en suis certain.
A vous de jouer maintenant !
A propos de l’Auteur : Travailleur occupé et père de famille comblé, Benjamin partage ses meilleures stratégies de gestion de LA ressource critique : le temps.
