Saviez-vous que certaines activités et habitudes néfastes agissent comme un aspirateur sur vos journées ?
Elles avalent littéralement votre temps, ce qui vous empêche de mener à bien votre travail et vos actions essentielles de la journée.
Quels sont ces aspirateurs ? Comment agissent-ils ? Et comment s’en prémunir ?
Attention aux aspirateurs de temps !
Voici donc les 3 aspirateurs de temps dont il faut vous méfier :
1. Les distractions
Ah oui, je sais, vous allez me dire qu’aujourd’hui, on ne peut y échapper.
Et vous avez raison ! Les distractions sont partout, tout autour de nous, au travail, comme à la maison.
Aujourd’hui, Internet s’est considérablement développé. Avec l’avènement du web 2.0, le développement fulgurant des réseaux sociaux et de la vidéo rajoute une couche supplémentaire.
Une étude a révélé qu’en 2010, un membre de Facebook passait en moyenne 55 minutes par jour sur le site.
La même année, nous français avons regardé en moyenne la télévision 3 heures et demie par jour.
Bref, vous l’aurez compris avec ces 2 exemples parmi des dizaines, vous pouvez littéralement vous faire bouffer votre temps !
Évidemment, il est essentiel de se détendre et de prendre du bon temps.
Le problème, c’est que ces activités deviennent rapidement des addictions. Et si vous ne limitez pas le temps passé sur ces activités, il ne vous restera plus rien pour vous occuper de vos projets et de ce qui vous intéresse vraiment.
Comment y passer moins de temps
Voici quelques astuces pour réduire un temps soit peu les distractions :
- Planifiez à l’avance les choses les plus importantes que vous devez faire pendant la semaine. Listez ces tâches et placez les en priorité dans votre agenda. Assurez vous de les réaliser avant de vous jeter sur votre compte email, Facebook, Twitter, Youtube ou que sais-je.
- Évitez de penser en terme de gratification immédiate. Obligez-vous à faire le plus important d’abord. Transformez vos moments de distractions en récompenses bien méritées après l’effort que vous avez fourni.
2. Les interruptions
Tout comme les distractions, les interruptions ralentissent considérablement la productivité.
Entre les collègues, les visites imprévues, les coups de fils, les emails, on arrive facilement à être interrompu plusieurs dizaines de fois par jour !
Il ne faut pas sous estimer la fréquence de ces interruptions qui coupent littéralement notre concentration et diminuent ainsi notre efficacité.
En effet, comme la mise en température d’un moteur, nous avons besoin d’un certain temps pour être pleinement concentré. Chaque interruption viendra systématiquement parasiter notre concentration.
On estime qu’il faut 12 minutes (parfois même plus !) pour se reconcentrer après une interruption lors d’un travail que demande de la réflexion.
Ce qui veut dire que si vous êtes interrompu plusieurs fois au cours de la même heure, vous n’aurez été réellement productif qu’une petite portion de cette heure.
Les bons gestes pour moins d’interruption
Voilà quelques conseils pour limiter les interruptions et garder vos journées productives :
- désactivez la notification automatique pour l’arrivée des nouveaux courriers.
- Ménagez-vous entre 2 et 4 plages de temps dans la journée pour consulter vos emails.
- Réservez des blocs de temps pendant lesquels vous pourrez travailler sans interruption sur vos activités importantes. Pendant ces périodes, coupez toutes les sources d’interruptions : internet, email, téléphone.
- Si vous avez une porte de bureau, fermez là.
- Dîtes non plus souvent. Vous ne pouvez pas tout faire. Prenez le temps de vérifier si ce que vous avez à faire n’est pas plus important avant de donner votre accord. Vous devez faire des choix. Et le plus éclairé est de se focaliser sur l’essentiel. Si vous avez peur de vous « faire jeter », montrez bien que vous êtes désolé, mais que:
- soit vous n’avez pas le temps pour le moment et fixez un rendez-vous pour plus tard,
- soit votre emploi du temps bien rempli ne vous permet pas d’y mettre la qualité que votre interlocuteur attend, faute de temps.
Ainsi, vous pourrez vous concentrer sereinement et sans interruption pendant les périodes de travail que vous vous êtes fixées.
3. La dispersion
La dispersion est le troisième aspirateur de temps dont vous devez vous méfier si vous voulez mieux gérer votre temps.
Il est difficile de rester productif lorsque l’on est dispersé.
L’enenmi n°1 ici, c’est le multi-tâche. Faire trop de choses en même temps dilue vos efforts et limite la concentration sur chacune des activités.
Souvenez-vous du temps d’échauffement qu’il vous faut pour être bien concentré. Sauter d’une tâche à l’autre, c’est comme court-circuiter votre cerveau à chaque saut.
C’est également vrai pour votre environnement de travail ou votre maison.
Si votre espace est encombré et que vos affaires sont éparpillées un peu partout, vous perdrez forcément plus de temps. En plus, vous vous imposez un stress qui pourrait très bien être évité.
Vous connaissez la réputation des allemands ? Toujours carré quoi qu’il arrive.
Et bien, d’après Management magazine, certains managers allemands perdraient jusqu’à 150 heures par an pour retrouver un document égaré !
Les réflexes anti-dispersion
Adoptez ces quelques réflexes d’organisation pour vous rendre la vie meilleure :
- Focalisez-vous sur une activité à la fois, sur un temps limité (30min, 45min, 1 heure ou plus). Mettez toute votre attention dessus, soyez présent. Si une idée vous traverse l’esprit, notez la rapidement, puis revenez à ce que vous êtes en train de faire. Vous la traiterez plus tard.
- Prenez une pause juste après pendant laquelle vous vous libérez complètement de votre travail. Vous l’avez bien méritée.
- Mettez chaque chose à sa place et réservez une place pour chaque chose.
- Mettez de l’ordre dans vos affaires. Triez, jetez, rangez tout ce qui traîne sur votre bureau, votre ordinateur, vos étagères, votre maison. Simplifiez votre environnement. Gardez juste le nécessaire à portée de main.
- Tout ce qui n’est pas indispensable est inutile.
Et vous, quelles sont vos astuces pour couper court à ces aspirateurs de temps ? Partagez les dans les commentaires 🙂
