Dès que le réveil sonne, vous ne pouvez vous empêcher d’y penser.
A la deadline pressante du projet sur lequel vous bossez depuis des mois.
A ce dossier accepté hier, même si déjà en manque de temps pour le reste. Le « Non, désolé ! » n’est pas parvenu à vos lèvres qui en brûlaient d’envie.
A votre collègue Jean-Jacques qui va encore venir vous taper la discute toutes les demie heures comme si de rien n’était.
Vous n’êtes pas encore sorti du lit que déjà, c’est déprimant.
Tel un remake de Germinal, où votre temps est exploité comme une mine de charbon dont on aurait extrait le moindre fragment de particule.
Sans compter que vous avez promis à Stéphane de l’aider en fin de journée à peaufiner sa présentation.
L’idée de devoir recommencer une nouvelle journée marathon vous épuise.
Pourquoi est-ce si compliqué de se ménager du temps pour les choses importantes ?
Quand on est coincé la tête dans le guidon du matin au soir, il semble impossible de trouver du temps.
Parce que sans le vouloir, on agit en automatique sans trop se poser de questions. Ou parce que nos capacités cognitives sont saturées.
Mais quand on s’arrête un instant pour prendre de la hauteur, on peut commencer à voir des ouvertures possibles pour récupérer du temps précieux.
Dans notre façon de le traiter, de gérer les choses à faire et même, d’interagir avec les autres.
En réalité, ils existe des dizaines de façons de libérer de la place dans un quotidien trépidant.
Je ne dis pas que cela vous ouvrira une autoroute de temps libre dans votre agenda.
Mais vous pourrez dégager quelques poches de temps bienvenues.
Du temps à investir sur vos priorités. À s’occuper des choses importantes. Ou simplement, pour lâcher du mou et respirer un peu dans une journée étouffante.
Voici 11 astuces à explorer pour libérer du temps que vous ne pensiez peut-être pas avoir :
1. Chasser un oui « non désiré »
Il est facile de dire oui.
« Oui, je suis d’accord pour m’engager sur ce dossier. » « Oui, je viendrai à ta super fête du mois. » « Oui, je serai là pour le discours d’ouverture. »
Mais maintenant ? Vous n’êtes plus très sûr… Et le temps vous manque.
Dans ce cas, il est toujours possible de décommander un engagement, une invitation, ou une chose que vous avez accepté sans trop savoir. Ou même à contre cœur.
En personne, au téléphone ou par email, le plus simple reste d’expliquer clairement les choses sans vous attarder. Nul besoin de se justifier comme un accusé devant le juge.
Un :
« J’avais hâte de venir à [chose à laquelle vous avez dit oui] mais je ne pourrai malheureusement pas être présent car [mon agenda a changé, j’ai ce nouveau dossier qui me prend tout mon temps, j’ai besoin de récupérer de mes journées exténuantes…] »
…fera l’affaire.
L’effet sera quasi immédiat : une libération pour votre cerveau. Et un soucis en moins à traîner comme un boulet.
Et avant de dire oui la prochaine fois…
2. Écarter un engagement sans faire de vagues
…Vérifiez ce que vous avez sur le feu. Mettez cette demande dans la balance face à vos priorités à vous. Puis regardez de quel côté le poids de l’importance fait pencher le plateau.
Enfin, décidez de refuser poliment un engagement qui ne rentre pas dans votre emploi du temps.
Voici un modèle à utiliser dans un email par exemple :
Bonjour [Nom],
Merci pour cette [invitation / proposition / quoi que ce soit]. Je suis [flatté / honoré / content] que tu es pensé à moi ! Malheureusement, mes priorités sont déjà établies pour [cette semaine / le mois / l’année] et ça ne rentre juste pas dedans. Merci encore d’avoir pensé à moi.
[Votre nom]
3. Peser les conséquences
Peut-être que ça vous arrive aussi.
Vous ajoutez des tâches dans votre liste (ou votre agenda) sans considérer l’impact que ça aura sur les activités déjà prévues. Ou sans décider avec précision si elles sont si importantes que ça.
Faut-il vraiment revoir cette pile de documents ? Devez-vous absolument créer un nouveau modèle de présentation Power Point ? Est-ce nécessaire de revoir toute l’interface de paiement en ligne ?
Pour connaître l’importance réelle d’une action, posez-vous ces 2 questions :
Quelles seraient les conséquences négatives si je ne la faisais pas ?
Et
Suis-je prêt à mettre les efforts, le temps et l’énergie que cette tâche demande, au vu des résultats qu’elle m’apporte ? »
Si vous considérez les conséquences minimes : la boite ne va pas couler, votre travail ne sera pas affecté, personne n’en subira d’atroces retombées… N’entreprenez pas l’action.
Si vous considérez que le résultat ne vaut pas le coup, ne vous attardez pas là dessus.
4. Suivre la règle de l’essentiel
L’idée est simple mais le principe qui se cache derrière est crucial pour rendre son temps aussi profitable que possible.
Regardez votre liste de tâches et demandez-vous :
Comment puis-je réduire ou me délester de 80% de ce qu’elle contient ?
Parcourez là pour en extraire les 2 ou 3 activités qui pèsent de façon indiscutable dans la réussite ou non de vos objectifs. En bref, concentrez-vous sur les 20% qui produisent le plus de résultats.
Par exemple, faire tourner un site internet réclame des douzaines de tâches différentes : créer le site, choisir les bon plugins, créer du contenu, se positionner sur les moteurs de recherche, créer des produits, trouver des partenaires, être présent sur les réseaux sociaux…
Toutes ces activités peuvent bénéficier au but qui est fixé. Mais selon la règle de l’essentiel, seul 20% d’entre elles, à un moment donné, pèsent le plus dans la réalisation de l’objectif.
Le point à retenir, c’est que toute activité, quelle que soit sont importance, consume une part de votre capital temps et de votre attention.
Ce qui veut dire que le temps passé à gérer les choses non essentielles sera perdu pour l’essentiel lui-même.
Vous pouvez donc améliorer le rapport « temps passé / résultat obtenu »..
Comment ? En réinvestissant une partie de ce temps consommé par des activités secondaires, au profit de celles qui ont le plus d’impact positif sur vos buts.
5. Soulager votre emploi du temps
Classique. Un accord est pris pour réaliser un travail à une date donnée. Puis votre agenda se remplit, vous attrapez au passage quelques dossiers brûlants et vous voilà coincé. Plus assez de temps pour vous occuper de tout.
Si vous avez traité votre job comme un self service ou si n’avez pas pu dire non, une alternative consiste à renégocier les engagements les moins pressants.
Regardez votre liste de tâches et votre agenda pour les 15 jours à venir. Et repérez ce que vous pouvez reporter à plus tard sans grandes conséquences pour vous ni pour les autres.
Un travail à rendre, un rendez-vous, un dossier à constituer. Repoussez un engagement de moindre importance au moins de quelques jours en exposant clairement les choses :
« Un changement d’agenda me contraint à redéfinir mon emploi du temps [ pour toute la semaine / pour les 15 jours à venir / jusqu’au 7 octobre]. Pouvons-nous convenir d’un nouveau délai pour [chose concernée] ».
Ou encore :
« Suite à un surcroît d’activités, il m’est impossible [de tenir le délai prévu /d’assurer ce rendez-vous…] Pouvons nous reporter au 5 mai / jeudi suivant / la semaine prochaine ? »
Vous pouvez faire la même chose avec vos propres tâches pour retrouver un peu d’air frais et vous focaliser se ce qui compte le plus aujourd’hui.
6. Fixer une condition non négociable
Au moindre changement, à la moindre défaillance ou pet de travers, on vous colle une réunion ? On fait appel à vos services ? On réclame votre attention ?
Ce genre de situations peut finir par empoisonner vos journées. Ne vous laissant que des miettes de temps pour produire un travail significatif.
Dans ce cas, pourquoi ne pas fixer dès maintenant une condition à respecter pour vous déranger :
- Ne pas accepter de réunion sans ordre du jour très précis et heures de début et de fin explicites
- Ne pas vous solliciter pour toute transaction inférieure à 200 euros
- Ne pas vous déranger en personne en dehors des créneaux 10h – 12h et 15h – 16h
Le point central de tout ça, c’est que votre temps mérite d’être respecté.
7. Cloisonner travail proactif et réactif
Imaginez lire un bouquin en anglais et vous interrompre toutes les 5 lignes pour aller chercher la traduction d’un mot que vous ne comprenez pas.
Ça va 5 minutes, mais si vous continuez ainsi 2 heures durant, vous tuez l’efficacité de votre lecture et le flot de vos pensées.
La même chose est vraie au travail.
Si vous êtes en mode réactif tout au long de la journée, vous laissez le champ libre pour vous interrompre, vous distraire et vous déconcentrer à tout moment.
En somme, c’est comme laisser aux autres le soin de dicter votre emploi du temps.
Par exemple, quand un email vous parvient et que vous stoppez ce que vous êtes en train de faire pour le consulter.
Ça va 2 fois, mais si ce petit jeu continue pendant 8 heures, c’est la voie royale pour perdre son temps et faire sauter les plombs de son cerveau.
Pour gagner en efficacité, l’idée est de compartimenter travail proactif et réactif, en bloquant des créneaux pour exécuter vos priorités essentielles. Et des créneaux dédiés aux emails, choses diverses et interruptions.
Ce simple découpage permet de profiter de plus d’heures de travail fructueux, même si ce n’est qu’une heure ou deux de plus par jour.
Mais l’inverse est également vrai.
8. Réduire la durée de vos séances de travail
Oui, on vient de dire qu’il faut réserver des blocs de temps pour réaliser votre travail le plus important. Mais planifier de trop longues séances peut aussi devenir contre productif.
Si vous avez le sentiment de traîner du pied alors même que vous n’êtes pas dérangé, essayez de réduire la durée de vos périodes pour les travaux pointus ou créatifs.
Par exemple, au lieu de bloquer 3 heures pour de la rédaction, bloquez 1 heure. Ou même 30 minutes maximum. Et concentrez toute votre attention à exécuter ce travail dans ce laps de temps restreint.
Vous pourrez toujours accroître cette durée avec la pratique.
Bref, expérimentez pour trouver votre « sweet spot » actuel, c’est-à-dire votre durée de concentration optimale pour un travail efficace.
9. Refouler les squatteurs habituels
Vous le connaissez. Le type un peu lourd sur les bords qui vous rend visite à l’improviste. Jusqu’à 10 fois dans la journée.
Il ne cherche pas d’aide ou d’information particulière. S’il vient vous déranger, c’est juste pour passer le temps ou remettre son travail à plus tard.
Mais voilà, il vous dérange sans préavis, dérobe votre attention sans gène et vous fait perdre votre temps. Pour parer son petit jeu et le renvoyer d’où il vient, rien de tel qu’une formule explicite et directe :
« Je suis en plein milieu d’un travail, ça peut attendre ? »
« Je suis un peu occupé là, on peut voir ça plus tard ? »
« Je dois avancer sur ce boulot, c’est important ? »
Le but n’est pas de bannir toute relation sociale, mais de montrer que votre temps à de la valeur. Et que vous avez le droit de décider quand vous êtes disponible pour ce genre de chose.
10. Créer des défis bizarres
Souvenez-vous des défis bizarres que vous lanciez à vos potes étant petit. « Le dernier arrivé au poteau est une poule mouillée ! »
Vous pouvez faire la même chose avec vos tâches au travail. Sauf que cette fois-ci, vous vous défiez vous-même.
Les autres n’ont pas besoin d’être au courant. C’est juste pour vous.
Par exemple, mettez-vous en tête de traiter 10 mails en 15 minutes.
De rédiger une page de texte sans que vos doigts n’arrêtent de taper au clavier avant le pied de page.
De terminer d’éplucher ce dossier de 50 pages avant midi.
Non seulement ce genre de challenges peut rendre certaines tâches rébarbatives plus stimulantes et vous faire gagner du temps.
Mais cette contrainte imposée peut également vous révéler des capacités insoupçonnées à vous montrer créatif et trouver des solutions pour avancer.
11. Réaliser un « check up » hebdomadaire sans langue de bois
Pour finir, quelques questions désagréables pour vous :
Prenez-vous le temps, à la fin de votre semaine, d’analyser comment ça s’est passé ? Qu’aviez-vous prévu de faire ? Qu’avez-vous fait réellement ? Et si tout ne s’est pas passé comme prévu, POURQUOI ?
Je sais que ces questions ne sont pas sexy et que vous préféreriez boire un coup avec vos potes ou vous caler devant un bon film pour vous relaxer.
Mais passer par ce point de contrôle hebdomadaire vous donnera l’un des leviers les plus utiles pour élever votre gestion du temps.
Pour progresser, nous avons besoin d’un feedback
Or souvent, on s’empêche de faire les choses au mieux parce qu’on agit en automatique sans se poser de questions. Sans prendre le temps de poser carte sur table et d’améliorer les choses.
Je veux dire, la terre ne va pas s’effondrer sur elle-même si vous n’avez pas tout fait pour vendredi, ou le jour où votre job prend fin.
Mais si vous manquez de temps pour votre travail essentiel. Ou que vous vous sentez coupable de ne pas avoir fait une tâche importante, vous devriez prendre ces questions au sérieux.
Elles vous permettront de comprendre ce qui cloche et de mieux estimer combien de temps prend une tâche précise.
Bref, d’améliorer votre façon de travailler pour rentabiliser le temps que vous y passez.
Pas besoin d’un diplôme de chirurgien pour ça.
Suivez simplement ces 2 points :
1. Lundi, fixez 1 à 3 objectifs que vous voulez accomplir cette semaine.
2. En fin de semaine, demandez-vous avec une honnêteté pleine et entière :
- Qu’avez-vous accompli ? Tout ? 1 objectif sur 3 ? Un peu des 3 ?
- Si vous n’avez pas accompli quelque chose, pourquoi ? Trouvez 1 chose que vous pouvez faire pour progresser
- Qu’allez-vous faire la semaine prochaine ?
Faites ça, et vous pourrez pleinement savourer votre pinte au pub avec vos potes ou ce bon film en famille au fond du canapé.
L’essentiel à retenir
Gérer son temps ne se limite pas l’utilisation de la dernière application de liste de tâches à la mode.
Cela passe avant tout par les choix que vous opérez. Votre façon d’interagir avec les autres. Et la manière dont vous traitez votre temps.
Parce qu’au final, il s’agit bien de ça. De votre temps. Cette chose impalpable dont en êtes le responsable et le propriétaire.
Alors pourquoi ne pas adopter un ou deux points de cet article pour vous aider à réaliser ce qui compte le plus.
C’est sûr, utiliser l’une de ces astuces aujourd’hui ne fera pas une grande différence dans votre vie.
Mais semaine après semaine, mois après mois, année après année, l’écart se creusera.
Pas seulement dans ce que vous aurez accompli. Mais dans la façon de vivre et d’arpenter votre voyage.
Alors, prêt à essayer ?
Photo © Andrey Popov
