La démarche en 5 étapes pour organiser ses journées plus facilement

Vendredi dernier, nous avons vu la première étape pour organiser ses tâches de façon efficace.

Je vous disais qu’il était bon de sortir de sa tête toute chose qui demande un travail de notre part, tout élément qui nous préoccupe et de le noter sur papier.

Mais que faire de toutes ces choses ? Et comment les organiser ?

C’est ce que nous allons voir aujourd’hui…

organiser ses tâches

Vous avez notez tout ce qui trainait dans votre tête ?

Si vous n’avez pas commencé, vous pouvez toujours le faire maintenant.

Ceci fait, passons aux étapes suivantes.

On va en profiter pour faire un brin de ménage.

2. Supprimer ce qui ne sert à rien

Dans toutes les éléments que vous avez noté, il en existe surement qui n’ont pas d’utilité.

Parfois, on continue de penser à des choses, à leur accorder de l’importance alors qu’elles n’ont pas vraiment d’intérêt, ou bien que celui-ci est passé.

Une idée de projet avortée, des promotions passées, des activités peu intéressantes ou trop lourdes à gérer, des choses qui ne vous concernent pas ou que sais-je encore.

Profitez-en pour éliminer tout ce qui peut l’être à ce moment là.

Rayez-les simplement de la liste.

Vous vous dites peut-être que dans ce cas, il était inutile de les noter ?

Pas forcément, car si vous y accordiez de l’attention de temps à autre, c’est que cette tâche ou cet élément n’était pas réglé.

Là, vous l’avez sous les yeux, vous avez pris 2 secondes pour vous demander ce qu’il fallait faire à son sujet. Et vous avez pris une décision. Le sujet est clos.

3. Décider de la première chose à faire pour chaque élément.

Les points que vous avez notés sur votre feuille sont à l’état brut.

Il faut maintenant les tailler, les affiner, les préciser.

Pourquoi ? Pour rendre la passage à l’action le plus facile possible.

L’idée, c’est de définir précisément ce qu’on doit faire à l’avance. De séparer le moment où on organise son travail et ses activités de celui où on les exécute.

Pour cela, prenez votre liste en partant du haut. Pour chaque élément, identifiez la toute première action spécifique à réaliser.

Consulter les tarifs sur le site machin.com, lire les 5 premières pages d’un dossier, contacter Stéphane pour connaitre l’état des stocks, sont des actions spécifiques.

On n’a pas besoin de réfléchir quinze ans quand les voit. Mieux, on sait ce qu’on doit faire tout de suite, parce qu’on a identifié l’action précise.

Très souvent, le plus difficile, c’est de commencer.

En identifiant la première action de chaque tâche, on facilite à l’extrême son exécution.

Cela ne veut pas dire qu’on est obligé de se limiter à cette simple action. Simplement, on aura beaucoup moins de chances de la ruminer et de la remettre à plus tard.

Et si, pendant votre traitement, vous tombez sur une tâche qui peut être faite en un rien de temps, faites la tout de suite.

4. Stocker les actions définies en lieu sûr

Une fois toutes vos actions clairement définies, vous allez les stocker dans un endroit sûr.

Qu’est-ce c’est au juste ? C’est un espace réservé auquel vous pouvez vous fier sans réserve, que vous gardez près de vous et qui est facile d’accès.

L’objectif est d’avoir l’inventaire de vos actions en cours et à venir à portée de main, de façon à pouvoir les exécuter quand vous en avez besoin.

Le plus simple pour commencer, c’est d’utiliser un support papier, comme à l’étape 1.

Pour cela, vous pouvez vous inspirer de cette méthode.

Elle permet d’organiser ses tâches facilement et d’établir des priorités. Vous pourrez ainsi définir les tâches à inscrire dans l’agenda, vos tâches du jour, de la semaine et pour plus tard selon des règles simples.

Il faut éviter de tout garder sur une même liste, car on risque fort de se sentir débordé et très vite découragé.

C’est ce qui arrive lorsqu’on fait preuve d’un excès d’optimisme. On note tout un tas de choses à faire dans sa journée.

Cette méthode permet justement d’éviter ça.

Prenez bien le temps qu’il faut pour cette étape. Faites-le en plusieurs fois si besoin mais n’y coupez pas.

5. Prendre l’habitude de regarder ses rappels aussi souvent qu’il le faut

Se libérer l’esprit et définir les actions concrètes à réaliser, c’est bien, mais ça ne suffit pas.

Si vous laissez croupir votre liste du jour ou de la semaine au fond d’un tiroir, elle ne fera rien pour vous. Vous risquez de laisser trainer vos tâches et votre cerveau se mettra à nouveau à se les remémorer.

Il faut donc revoir régulièrement vos listes d’actions pour organiser vos journées et rester à jour.

Vous trouverez, toujours dans cet article, un moyen simple de le faire.

Ça rejoint l’idée générale de cette démarche, à savoir se libérer l’esprit pour être plus efficace et moins stressé.

Pour ne pas se remettre à penser à ses tâches, il faut regarder son inventaire d’actions aussi souvent qu’on en a besoin.

C’est quand même rassurant de tout avoir sous les yeux. On peut prendre du recul sur ses activités. Du coup, on se fait une idée plus précise de sa charge de travail.

D’ailleurs, le fait d’avoir une vue d’ensemble de tous vos engagements vous permettra de savoir plus précisément si vous devez accepter telle ou telle demande.

L’organisation repose sur un choix. Il n’est pas possible de tout faire en même temps.

C’est justement le fait d’avoir l’inventaire de tous ses engagements à disposition qui permet de faire un choix éclairé.

Vous pourrez ainsi regarder une ou plusieurs parties de votre inventaire de tâches au moment opportun.

Par exemple :

Revoir votre liste de tâches du jour dès qu’une action est réalisée.

Revoir vos listes du jour et de la semaine lorsqu’une nouvelle tâche vous arrive ou qu’on vous sollicite.

Revoir l’ensemble de votre inventaire une fois par semaine pour faire le point, l’actualiser et préparer la semaine à venir.

Cette façon de procéder vous permet de :

  • Savoir à tout moment ce que vous avez à faire
  • Connaitre les tâches à faire en priorité
  • Décider de façon sereine de ce vous ferez plus tard
  • Juger de la priorité de chaque nouvelle tâche qui arrive

Pour résumer

En résumé, pour organiser vos tâches, vous devez :

  1. Noter tout élément qui retient votre attention ou qui nécessite une action
  2. Supprimer ce qui est inutile
  3. Définir la première action à réaliser pour chaque élément restant
  4. Organiser les actions dans l’agenda et sous forme de listes (jour, semaine, etc) suivant leur priorité comme expliqué ici.
  5. Revoir chaque jour et chaque semaine ses rappels de tâches pour définir son travail, rester à jour et actualiser ses listes.

Pour gagner du temps et rendre les choses plus faciles, vous pouvez réaliser les étapes 3 et 4 en même temps. Dès que vous avez défini une action, inscrivez-là dans votre agenda, ou bien dans votre liste du jour ou semaine ou autre. Enfin, là où elle doit aller.

Pour le reste, chaque étape est indépendante. Et c’est la mise en pratique régulière de l’ensemble de ces étapes qui permet de garder une organisation stable dans le temps.

Donc, donnez-vous un peu de temps chaque jour pour les réaliser.

Voilà, nous avons vu les principales étapes permettant de mettre en place une organisation fiable et efficace.

Bien sûr, on peut faire beaucoup d’autres choses et ajouter encore des éléments pour compléter la démarche. Tout dépend aussi de ses besoins personnels.

Mais pour commencer, en appliquant déjà ces quelques étapes, on peut obtenir de bons résultats.

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