4 pratiques indispensables pour une efficacité maximale

Article invité rédigé par Vincent du blog Destination Leadership.

Si je vous disais que vous pouviez augmenter votre efficacité de façon spectaculaire…

Gratuitement et sans apprendre la moindre technique révolutionnaire, me croiriez-vous ?

Et pourtant, je ne blague pas… Je vais même vous apprendre comment faire.

Mais avant de vous livrer ces techniques, je dois vous avertir d’un mal invisible qui s’est insinué dans nos vies. Car si vous l’avez contracté, vous n’atteindrez jamais votre productivité maximale.

J’ai lu des piles d’articles sur l’efficacité personnelle et professionnelle. Beaucoup proposent des solutions efficaces mais ignorent ce fléau.

Vous voulez savoir pourquoi c’est si difficile d’être productif aujourd’hui ?

Lisez la suite.

Le mal de notre siècle

Ces 30 dernières années, les nouvelles technologies ont révolutionné notre vie.

L’appareil qui tient dans notre poche nous permet de trouver la réponse à n’importe quelle question. Mais aussi d’appeler qui on veut sur la planète ou passer une soirée à regarder des vidéos de chats déguisés.

Ces nouvelles technologies sont une bénédiction et nous offrent des opportunités incroyables.

Mais lorsqu’elles sont mal utilisées, elles peuvent avoir de gros effets négatifs.

Car l’homme a la fâcheuse habitude de développer des addictions : alcool, cigarette, nourriture, jeux vidéo…

On possède tous notre petite faiblesse, pas vrai ?

Heureusement, en adultes responsables, nous arrivons à nous contrôler (ok sauf face à du Côte d’Or noisettes raisins…)

Mais saviez-vous que la nouveauté agit comme une drogue sur le cerveau ?

On reçoit un petit « shoot » de dopamine, l’hormone du plaisir, dès qu’on découvre un SMS, un email ou le flux d’actualité de nos réseaux sociaux.

C’est pour ça qu’il est si dur d’ignorer son téléphone quand on l’a entendu vibrer. On veut savoir pourquoi et recevoir notre dose.

Et les Facebook, Google et Twitter exploitent ce phénomène en nous fournissant un flux infini de nouveauté.

Ils vont même jusqu’à employer une armée d’informaticiens, statisticiens et neuroscientifiques dont la mission est de nous faire consommer le plus de contenu possible en capturant notre attention.

Résultat ?

Il nous est devenu aussi cruel de résister à leur appel, qu’à un chien de ne pas courir après sa baballe.

Nous regardons notre téléphone en moyenne 76 fois par jour. Ce qui veut dire que nous interrompons sans cesse nos activités pour répondre à nos messages ou consulter nos flux.

Une scène devenue classique

Et c’est un fléau pour notre productivité. Car aujourd’hui, rester concentré sur une tâche relève de l’exploit.

Mais ce n’est pas tout.

Au-delà de l’attrait pour la nouveauté dont je viens de parler, nous avons fait de l’interruption un mode de conduite dans nos professions.

Il est maintenant de bon ton d’être toujours disponible, comme en témoigne la fameuse politique de la porte ouverte.

Ne pas répondre aux coups de fil ou ne pas consulter sa boite mail plusieurs fois par jour est mal vu.

La conséquence ? Le 21ème siècle est devenu celui de la misère de l’attention.

8 secondes

C’est le cycle d’attention actuel d’un être humain.

Même votre poisson rouge Maurice a fini par vous battre.

On pourrait presque lire du mépris dans ses yeux

Nous sommes devenus des papillons, passant d’une tâche à l’autre sans jamais prendre le temps d’approfondir. Et nous nous croyons productif.

Mais c’est une illusion, car faire plusieurs choses en même temps, ou sans cesse alterner les tâches est la pire chose à faire si vous souhaitez être efficace (plus de détails ici)

La majorité d’entre nous évolue donc dans un état de semi-distraction permanent.

Et si vous voulez devenir plus productif, vous devez vous libérer de ce mal.

Comment ?

En nageant à contre-courant.

En devenant un adepte du travail profond.

Le travail profond

On entend parfois que le temps est la ressource la plus précieuse car il est limité.

Mais on peut même aller plus loin…

Aujourd’hui, notre bien le plus précieux est notre attention. C’est notre outil de travail principal.

Elle est convoitée par de nombreuses personnes qui cherchent à la dompter pour en tirer profit.

Et, comme un sportif sait que sa performance dépend de son entraînement, notre travail dépend de la qualité de notre attention.

Notre objectif doit donc être d’avoir la meilleure concentration possible. Plonger dans cet état où nous sommes totalement absorbés par notre tâche et où rien d’autre n’existe.

Car une fois ce stade atteint, nous entrons dans une phase de « travail profond. »

Cette notion a été inventée par Cal Newport, écrivain et professeur à l’université de Georgetown.

Il la définit comme :

Les activités professionnelles, réalisées sans distraction, qui poussent les capacités cognitives dans leur limites. »

Facile à expliquer, nettement plus dur à appliquer.

Car pour créer l’environnement qui va vous permettre d’entrer en phase de travail profond, vous devez :

  • Fermer votre boite mail
  • Éteindre votre téléphone
  • Fermer votre navigateur
  • Refuser les pauses café et les petites discussions entre collègues

Votre démarche doit être de vous isoler au maximum afin de vous retrouver en tête à tête avec votre travail.

Rien que nous deux…

Et croyez-moi, au début ce sera difficile. Votre cerveau va protester.

Nous sommes devenus tellement addicts à la nouveauté et à la stimulation que le programme que vous allez lui proposer ne va pas être à son goût.

Il va vous encombrer de pensées et d’envies parasites : Et si je regardais mon Facebook 5 minutes ? Peut-être que j’ai reçu un texto important ?  Je n’ai pas assez entendu Despacito cet été, si je le réécoutais ?

Mais vous devez résister !

Car derrière ces envies superficielles se cache la réelle efficacité. Celle qui vous permettra de faire en 2 heures ce qui vous prenait 6 heures auparavant.

Et en plus de travailler plus vite, vous allez travailler mieux.

Ça parait évident, mais on ne peut pas vraiment rentrer dans un sujet si on s’interrompt toutes les 5 minutes.

Vous pensez qu’Einstein a trouvé la formule de la relativité entre 2 parties de Candy Crush ?

Bien sûr que non.

Pour mobiliser toute son intelligence, on doit s’accorder de longues périodes de réflexion et d’analyse.

D’ailleurs, les plus grands ne s’y trompent pas.

Que ce soit Obama, Bill Gates ou Edison, tous ont utilisé ce « super pouvoir » pour abattre des montagnes de travail… Et faire avancer le monde.

Essayez-le et vous serez surpris par les résultats obtenus.

4 pratiques indispensables pour une efficacité maximale

Nous l’avons vu, le travail profond exige que vous coupiez toute source de distraction pour maximiser la qualité de votre attention.

Mais ce n’est qu’un début.

Car le but de cette démarche est d’obtenir le meilleur rapport « qualité de travail / temps passé » possible.

Pour cela, il vous faut adopter les 4 pratiques suivantes.

1. La formule pour produire un travail remarquable

Lorsque j’étais étudiant, j’ai remarqué un étrange phénomène.

Alors que mes amis consacraient des journées entières aux révisions avant les examens, je libérais des créneaux dans la journée pour faire du sport et me changer les idées.

Mais je m’en sortais toujours avec des notes similaires aux leurs.

Pourquoi ?

Parce que ce n’est pas la quantité du travail qui compte, mais sa qualité.

Passer 6 heures dans cet état proche du zombie, où vous fixez votre écran en rêvassant est inutile. Vous avez l’impression de bosser, mais en réalité, vous n’êtes pas vraiment productif.

Cessez donc de perdre votre temps et trouvez votre rythme de boulot idéal.

On peut résumer la qualité du travail par la formule suivante :

Qualité = Intensité × Temps

Avec le travail profond, l’intensité est de 100%.

Pour le facteur temps, plusieurs approches existent :

  • Tony Schwartz, spécialiste de la performance, recommande des plages de 50 min de travail coupées de 20 min de pause
  • Cal Newport recommande de travailler par tranches de  90 minutes au minimum
  • Certains blogueurs font 30 min de travail / 10 min de pause avec succès

C’est à vous de trouver celle qui fonctionne le mieux pour vous.

Vous pouvez l’adapter à votre état mental et aux conditions autour de vous. Par exemple, lorsque je suis fatigué ou que j’ai des obligations, je privilégie des plages de travail plus courtes.

En revanche, quand je suis plus en forme et que je dispose de davantage de temps, j’accrois la durée.

Quand vous aurez trouvé votre rythme idéal, vous allez rapidement constater que vous travaillez plus vite et mieux.

Vous pourrez alors planifier vos sessions à l’avance.

2. Comment détecter les heures propices au travail profond

Le travail en profondeur demande un état de concentration totale.

Mais on ne l’atteint pas en un claquement de doigt. Il faut donc mettre toutes les chances de son côté pour y arriver.

Pour cela, scrutez votre emploi du temps et détectez les perturbations possibles, de façon à vous aménager des plages horaires réservées au travail profond.

Inutile de planifier une session si vous savez que vous serez interrompu à de multiples reprises.

Certains auteurs partent s’isoler dans une cabane dans les bois pendant des semaines afin d’avoir la paix. Mais je ne suis pas sûr que votre femme ou votre patron apprécie ce genre d’initiative.

De même, si vous exercez au SAMU, il sera difficile d’expliquer à votre chef que vous ne pouvez pas être interrompu car vous êtes en pleine session de travail profond.

Donc, sauf situation particulière, identifiez les plages de temps où vous avez le moins de risque d’être dérangé. Et planifiez y les heures réservées au travail en profondeur.

Souvent, les meilleurs horaires sont avant 10h et après 16h.

Obligé de me cacher pour trouver la paix !

Vous pouvez aussi tenir compte de vos propres rythmes.

Personnellement, j’aime bien travailler tôt le matin. C’est un moment de calme où je dispose de toute mon énergie intellectuelle. J’y suis très productif.

En revanche, j’ai du mal à bien travailler après 17 heures. À cette heure-là, mon cerveau est rentré chez lui voir sa femme et ses enfants.

Beaucoup d’écrivains sont des oiseaux de nuit et font leur meilleur travail après minuit. Personnellement j’en serais totalement incapable…

En résumé, connaissez les heures ou vous serez disponible et dans le meilleur état mental pour y placer vos sessions d’intense concentration.

Le troisième point crucial pour être plus productif, c’est d’arrêter le travail qui ne sert à rien.

3. L’astuce pour mettre en lumière vos tâches à fort potentiel

Vous connaissez la blague du passant qui perd ses clefs dans une ruelle sombre, et préfère aller les chercher sous le lampadaire, 50 mètres plus loin, car c’est mieux éclairé ?

Prenons garde à ne pas devenir comme lui. C’est à dire à consacrer notre temps à des tâches qui n’ont aucune valeur ajoutée.

Par exemple, on se retrouve parfois coincé 2 heures pour rien dans une réunion, juste parce que nous n’avons pas osé refuser l’invitation.

Ou nous prenons 30 minutes pour rédiger une réponse à un sujet futile.

Ou nous restons 1 heure au téléphone avec un bavard, en faisant mine de l’écouter, de peur d’être impoli.

Votre temps est précieux. En conséquence, vous devez privilégier les tâches qui comptent.

À ce propos, la loi de Pareto, qui stipule que 80% des effets sont dus à 20% des causes, s’applique très bien au travail :

  • 20% des vendeurs génèrent 80% des revenus
  • 20% des bugs sont responsables de 80% des crashs
  • 20% des clients sont à l’origine de 80% des plaintes

Ne vous arrêtez pas aux proportions 80/20. C’est juste un nombre donné pour expliquer que la majorité du résultat final dépend de peu de facteurs.

Je vous invite donc à prioriser les 20% de vos tâches qui comptent pour 80% de vos résultats.

Pour cela, vous pouvez lister les choses à faire et leur attribuer 2 notes, entre 1 et 10 :

  • La première par rapport à l’importance de la tâche en termes de résultats
  • La deuxième par rapport à la charge de travail qu’elle représente

Puis, vous divisez la première note par la seconde pour savoir par quoi commencer.

Par exemple :

  • Passer 2 heures dans une réunion où nous sommes peu utile : Résultat = 3 / Charge = 4 → 0.75
  • Appeler son client le plus important pendant 1 heure pour régler un litige : Résultat 7 / Charge 2 → 3,5
  • Rédiger le rapport d’activité du 3ème trimestre : Résultat 5 / Charge 6 → 0.83

Vos priorités deviennent plus claires. Et vous savez qu’en attaquant le petit nombre de choses en haut du classement, vous visez l’essentiel.

Lorsque vous le pouvez, planifiez vos tâches les plus importantes pendant vos sessions de travail profond. C’est comme ça que vous pourrez taper au mieux dans vos capacités et obtenir des résultats.

Ce qui nous amène au dernier point…

4. Le bénéfice contre-intuitif de l’ennui

Les 3 premières pratiques que je viens de vous présenter vont faire des merveilles pour votre efficacité.

Mais pour passer le dernier palier, vous allez devoir faire des sacrifices et accepter l’ennui et la frustration.

Car les émotions négatives sont indissociables du processus de création.

Je ne compte plus les fois où, en manque d’inspiration, j’ai passé des heures à fixer désespérément ma page blanche.

Dans ces moment-là on se sent complètement perdu, on se trouve nul, on remet parfois tout en question…

Pourtant, ces instants d’ennui et de frustration ont toujours laissé place à de grands pics de créativité et de production.

Pourquoi ?

En fait, c’est assez simple.

Ça vous est déjà arrivé de vous réveiller un beau matin avec des idées géniales sur un sujet qui vous torturait la veille ? C’est normal.

Parce que lorsque vous avez exploré un problème à fond, votre inconscient commence à travailler sur le sujet.

Il se consacre à la tâche de son côté. Et lorsqu’il a trouvé les réponses, il vous livre les résultats, souvent pendant la nuit ou le matin.

Mais pour libérer la puissance de l’inconscient, vous devez d’abord épuiser le conscient. Ce qui veut dire réfléchir au sujet à s’en faire mal à la tête.

Si vous survolez la question et renoncez à la première difficulté, vous ne lui donnerez pas le temps de s’activer.

Donc, lorsque vous stagnez sur un sujet, creusez-le. Posez-vous des questions. Vous trouverez peut être la réponse à force de réflexion. Et si ce n’est pas le cas, la réponse viendra d’elle-même.

Voyez ces moments-là comme un investissement, pas comme une perte de temps.

Accordez-vous un délai suffisant et vous serez vite frappé par un éclair de génie.

Reprenez la main sur votre pouvoir d’attention

Vous l’aurez compris.

Pour devenir plus productif et tirer le meilleur de vous, vous devez devenir un adepte du travail profond.

Ce qui signifie éliminer toutes les distractions et consacrer une attention totale à la tâche que vous réalisez.

Donc plus de téléphone, plus de mails, plus de blabla quand vous êtes en phase d’intense concentration.

Même si ce n’est pas très sexy, cela va vous faire gagner tellement de temps que vous oublierez vite votre ancienne approche.

Que préférez-vous ?

Travailler pendant 4 heures sur une tâche, en passant votre temps sur les réseaux sociaux et votre téléphone ? Ou y consacrer 2 heures au total et utiliser les 2 heures restantes pour faire quelque chose qui vous plait vraiment ?

Pour moi, la réponse est claire…

Si vous décidez d’adopter le travail profond, n’oubliez pas d’appliquer ces 4 pratiques indispensables à une productivité maximale :

  1. Trouver son rythme de travail
  2. Planifier à l’avance le travail profond
  3. Prioriser les tâches
  4. Accepter de s’ennuyer et d’être frustré

Commencez dès aujourd’hui par l’étape numéro un. Vous serez déjà en chemin pour transformer votre façon de travailler.

À propos de l’auteur : Vincent Alaux vous apprend à devenir un leader sur son site destination-leadership.fr. Vous voulez découvrir comment rendre une idée  irrésistible ? Connaître les principes pour motiver les autres ? Savoir manager vos équipes avec génie ? Apprendre des « trucs » pour mieux gérer vos relations sociales et professionnelles ? Alors rendez-lui visite sur son site (commencez par ce quizz).

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