En sortant du lit ce matin, vous vous demandez comment va se passer cette nouvelle journée. Vous avez des tonnes de choses à faire, et une poignée d’heures avant que le soleil ne décline.
Vous allez découvrir dans cet article 5 tuyaux bien utiles pour rendre une journée banale super productive.
Commençons dès maintenant.
Donnez du punch à vos journées !
1. Abordez chaque activité avec le principe des 20/80 en tête
Ne tournons pas autour du pot. Pour être productif, il faut utiliser des outils qui nous permettent d’aller plus vite et d’éliminer le superflu sans se casser la tête.
Pour faire simple, la règle des 20/80 nous dit que 20% des efforts produisent 80% du résultat. Ce qui veut dire que vous pouvez vous affranchir de 80% d’une tâche sans rogner sur la qualité.
En mettant ce principe en application chaque fois que vous réalisez quelque chose, vous boostez votre productivité.
Comment définir facilement ce qui est essentiel et éliminer l’accessoire ? A-t-on besoin de se lancer dans une analyse poussée de ses activités quotidiennes ?
Non, je vous rassure, c’est bien plus rapide. On va simplement utiliser un minuteur.
Utilisez un minuteur pour décupler votre efficacité
Le minuteur, c’est en quelque sorte l’arme secrète des personnes productives, un peu comme la baguette magique d’Harry Potter.
Pourquoi ? Parce qu’il vous permet de mobiliser les ressources cachées de votre cerveau.
Grâce au minuteur, on a une perception presque intuitive du temps. En voyant les minutes s’écouler, le cerveau s’adapte au temps qui reste. On se débarrasse intuitivement ce tout ce qui n’est pas important, et on se focalise sur l’essentiel.
Ça permet donc de travailler plus vite.
On évite ainsi de tomber dans le perfectionnisme excessif et de passer 3 fois plus de temps sur sa tâche. Car sans un temps bien défini, toute tâche tend à s’étaler indéfiniment.
La marche à suivre
– Choisissez une tâche que vous devez à tout prix faire aujourd’hui et fixez un minuteur sur un temps défini pour la réaliser : 15 minutes, 30 minutes ou même une heure, selon le temps nécessaire pour l’accomplir.
Prenez par exemple le minuteur qui se trouve dans votre téléphone portable.
– Coupez toutes sources de distractions possibles pendant ce temps : internet, email, réseaux sociaux, etc. Bref, tout ce qui est inutile pour exécuter votre tâche.
– Si une pensée vous saute à l’esprit, sortez la de votre tête sur le champ. Notez la sur un papier ou dans un fichier texte, vous la traiterez plus tard.
– Si le champ des sirènes vous attire inévitablement vers votre compte Facebook, votre boîte mail ou le pot de Nutella, arrêtez-vous deux secondes et pensez aux bénéfices de la tâche que vous êtes en train de faire.
Toutes les choses importantes ont un prix. Plus vite vous les ferez, plus vite vous aurez la conscience tranquille.
Et plus vite vous pourrez accorder un moment à vos activités favorites.
2. Démarrez la journée sur les chapeaux de roues
Maintenant que vous savez comment réaliser vos tâches avec efficacité, il est temps de démarrer la journée.
Par quoi commencer pour s’assurer une journée productive ? La réponse semble évidente. Pourtant, elle est rarement mise en pratique.
Bien souvent, on commence par lire ses mails, faire tout un tas de petites choses faciles et rassurantes. Bref, on s’occupe des 80% qui ne sont pas importants.
Le problème, c’est que plus on repousse les choses importantes, plus on a du mal à s’y mettre.
Combien de déclarations d’impôts sont complétées à la date limite ? Combien de travaux sont réalisés de justesse ou rendus après la date de clôture ?
Chaque heure qui passe, chaque jour qui passe rend la tâche plus difficile encore.
Elle prend de la place dans notre tête et monopolise nos pensées. Elle nous mange du temps et de l’énergie pour rien.
Donc, si vous avez quelque chose d’important à faire, faites-le en premier dans votre journée.
Définissez chaque soir ou au début de votre journée la tâche la plus importante du jour. Si elle ne dépend pas de l’agenda d’autres personnes, attaquez là sans tarder, avant tout autre tâche.
3. Consultez les emails à des horaires fixes
La boîte email est un des postes qui dévorent le plus de temps. On en reçoit à longueur de journée. Si on reste connecté en permanence, on se retrouve sans arrêt interrompu.
Il faut se rendre à l’évidence : la boite email n’est pas une liste de tâches. Considérez la plutôt comme une tâche à part entière qui doit être traitée comme les autres.
Définissez des heures fixes dans la journée pour consulter vos emails. En général, seul 20% des urgences le sont réellement.
Ce n’est pas facile au début quand on est véritablement accro, mais allez-y par petites touches. Vous pouvez décider par exemple de traiter vos emails 5 fois par jour la première semaine, puis 4 fois la semaine suivante, et ainsi de suite.
Pour encore plus d’efficacité, utilisez votre minuteur pour limiter de façon stricte le temps passé sur vos mails.
Et quoi qu’il arrive, ne les consultez jamais avant la tâche la plus importante du jour, sauf cas extrême et si celle-ci dépend d’un message vital pour votre travail.
4. Déterminez à quelle heure vous êtes le plus efficace
Beethoven et Chopin écrivaient la nuit. Paul Valéry aux premières heures du matin. Et Zola rédigeait ses 4 pages quotidiennes entre 9 et 13 heures.
Ce n’est pas un hasard. Cela correspond aux heures où ils se sentaient les plus productifs et où leur créativité débordait. Et c’est la même chose pour nous.
A certaines périodes de la journée, on se sent pousser des ailes.
Même si il existe des similitudes entre nous, chaque personne possède un rythme unique.
A quel moment de la journée vous sentez-vous au plus haut de vos capacités intellectuelles ? Quand avez-vous le plus d’énergie ?
Analysez-vous au cours des 5 prochains jours et trouvez ces moments où la créativité et l’énergie affluent littéralement.
Cela vous permettra :
- De réserver systématiquement vos heures les plus performantes aux tâches les plus difficiles et celles qui demandent de la réflexion et de la concentration
- De ne pas consacrer vos meilleures heures du matin à la lecture de vos emails, aux choses qui demandent peu de concentration et que vous pouvez facilement faire lorsque votre énergie est plus faible.
Vous pouvez également pousser la réflexion sur chaque jour de la semaine.
Privilégiez les tâches importantes et stratégiques les jours où vous avez le plus d’énergie. Les tâches administratives et répétitives seront réservées pour les autres jours.
5. Faites une revue rapide de votre journée
À la fin de la journée vient l’heure du bilan.
Avez-vous fait tout ce que vous aviez prévu ? Des obstacles vous-ont-ils freiné dans la réalisation de certaines tâches ? Quelles activités n’avez-vous pas pu faire ? Pourquoi ?
Analysez votre journée et posez-vous cette question :
Qu’est ce que je peux améliorer ?
Voyez comment vous pouvez rendre les choses plus faciles, plus efficaces. Y a-t-il des tâches à simplifier, à déléguer, à supprimer ?
Que pouvez-vous changer pour rendre vos journées plus productives ?
Faites-le ne serait-ce que 5 minutes par jour, cela sera déjà bénéfique.
Vous avez perdu du temps sur une tâche ? Trouvez des moyens pour la simplifier.
Vous avez des tâches qui se répètent tous les jours mais ça n’avance pas assez vite ? Préparez-vous des checklists pour gagner du temps dans leur exécution.
Vous n’avez plus les yeux en face des trous dès 16h ? Faites des pauses plus régulièrement, regardez si vous dormez bien et assez longtemps, etc.
En faisant ce petit exercice chaque jour, vous améliorez petit à petit votre efficacité au quotidien.
C’est à vous !
Vous voilà armé de 5 astuces qui peuvent vraiment changer votre façon de travailler si vous les appliquez.
Commencez dès maintenant à les tester, à votre rythme. Tout ce qu’il faut, c’est vous assurer d’essayer la même astuce de façon régulière.
Au bout de quelques jours de pratique, vous commencerez à obtenir des résultats significatifs.
Prenez le comme un jeu et une opportunité d’apprendre à avancer plus vite et de vous libérer du temps pour faire des choses qui vous plaisent.
Cet article participe à l’évènement inter-blogueurs « Echanges de compétences » organisé par le blog Copywriting Pratique. Si vous avez lu cet article, à combien l’évalueriez-vous sur 5 ? Cliquez sur la note de votre choix : 0 – 1 – 2 – 3 – 4 – 5
