3 astuces pratiques qui rendent la charge de travail du quotidien plus facile à gérer

Dans la partie précédente, nous avons vu les 3 pièges qui sabotent les chances de sortir d’une gestion confuse du quotidien, à savoir :

  • Ne pas utiliser de système d’organisation personnelle du tout
  • Rendre le système trop compliqué à gérer
  • Utiliser un système non adapté à votre activité

Nous avons aussi passer en revue les 5 questions utiles pour vous aider à choisir la solution adaptée (Cliquez ici si vous n’avez pas encore téléchargé ce document PDF).

Aujourd’hui, je vais vous parler de l’exécution de vos tâches proprement dites.

Je vais vous montrer comment, grâce à 3 astuces simples, vous allez pouvoir rendre votre charge de travail plus facile à gérer.

J’y viens dans un instant. Mais d’abord, vous devez savoir plusieurs choses…

rendre la charge de travail plus digeste

La plupart d’entre nous avons de sérieux problèmes à faire avancer les choses

C’est un fait.

Être efficace n’est pas chose facile, d’autant plus aujourd’hui, où les distractions de toute sorte nous envahissent.

Mais là où ça se corse, c’est que ce n’est pas seulement un, mais plusieurs facteurs qui jouent contre nous.

Tout d’abord, nous sommes les rois de la procrastination.

Dans toute activité, il y a des tâches rebutantes à faire. Parfois, ce sont de vraies corvées. Parfois, ce sont les choses les plus importantes.

Ce qui est sûr, c’est que vous devez les faire, même si elles ne vous enchantent pas.

Vous pouvez toujours en déléguer une partie, si toutefois vous en avez la possibilité ou les moyens. Mais vous ne pouvez pas tout déléguer.

Alors, si vous ne parvenez pas à vous motiver ou trouver un moyen pour les exécuter, vous êtes coincé.

Un oubli manifeste

D’autant que l’organisation ou l’efficacité personnelle n’est pas une compétence enseignée de façon systématique à l’école ou en entreprise.

Pourquoi ? C’est un mystère. Pourtant, tout le monde y gagnerait.

On n’apprend pas non plus à rendre son travail “actionnable”. C’est-à-dire à transformer les informations reçues en actions utiles et à l’exécution pratique.

Et pour compléter le tableau, lorsque vous n’êtes pas votre propre frein, ce sont les autres qui en deviennent un.

Les imprévus, demandes urgentes et interruptions au moindre prétexte en sont le meilleur exemple.

En subissant les méthodes d’organisation parfois déplorables des autres, vous peinez encore plus à avancer sur ce pour quoi vous êtes payé. A apporter votre valeur ajouté. A vous accomplir dans votre activité.

Dans la suite de cet article, je vais vous présenter 3 astuces simples pour mieux faire face à ces freins et digérer plus facilement votre charge de travail quotidienne.

C’est parti.

Astuce n°1 : Profiter de l’effet d’amorçage

Quand on rencontre une personne qui nous plait, le plus difficile, c’est le premier pas.

Même chose pour les tâches.

Bien souvent, ce qui bloque, c’est le démarrage. Se lancer dans l’action.

Une fois qu’on y est, les choses se mettent en place. Les idées viennent. L’appréhension du début se dissipe à mesure que l’on avance.

On peut tirer profit de ce phénomène pour exécuter ses tâches l’une après l’autre et maintenir sa concentration.

Comment ? Il suffit de les grouper par contexte et leur assigner une plage de temps définie.

Vous avez des coups de fils que vous repoussez depuis des jours ? Regroupez tous vos appels pour les passer les uns à la suite des autres.

Lorsque vous aurez effectué le premier, votre état d’esprit aura déjà changé. Cela deviendra une évidence de passer le second, puis le troisième…

Vous pouvez appliquer ce principe aux petites tâches récurrentes à mener chaque jour ou plusieurs fois par semaine comme le traitement des emails, des documents papiers ou des appels téléphoniques.

Il est même possible d’étendre ce principe à l’échelle au dessus en vous créant des journées thématiques.

Par exemple, une journée rencontre avec les nouveaux clients potentiels, une journée rédaction de rapport ou de chapitre d’un livre, une journée administrative où vous traitez toutes les tâches s’y afférant….

L’idéal est d’expérimenter est de voir ce qui marche le mieux pour vous.

Vous profiterez de la sorte de l’effet d’amorçage d’une tâche et d’une concentration plus forte sur le travail que vous êtes en train d’effectuer.

Et voici comment faciliter encore plus cet effet.

Astuce n°2 : Une formule de tâche qui incite à l’exécution

Si vos tâches sont floues, vaguement définies ou trop générales, vous risquez de les remettre à plus tard.

C’est pourquoi, je vous recommande d’éviter les verbes comme regarder, revoir, étudier, rechercher, améliorer… Pour définir vos tâches.

Le cerveau déteste ce genre de mots. Quand ils les voient, sa réaction est la suivante :

« Que ça à l’air pénible à faire ! Encore un truc qui demande beaucoup de travail… Au non, pas ça… »

Votre cerveau associe ce genre de mots à de la douleur ou de la pénibilité.

Donnez lui plutôt une formulation qui donne envie d’agir.

Ce qu’il lui faut pour bien fonctionner, ce sont des indications précises sur le résultat à atteindre.

Donc, quand vous notez ce que vous avez à faire, pensez plutôt en terme de résultats spécifiques et directs :

  • Appeler Michel pour prendre rendez-vous pour le congrès des entrepreneurs
  • Créer la table des matières du guide sur les tablettes 2016
  • Passer un appel de prise de contact aux 5 premières personnes de la liste

Plus c’est spécifique, direct, rapide à faire, plus il est probable que vous fassiez cette tâche.

Quand vous donnez à votre cerveau une action de ce genre, il se voit déjà en train de l’effectuer.

Vous ne devez pas vous demander 36 choses au sujet de votre tâche, ce que ça représente, ni par où commencer au moment où vous devez la faire.

Toutes ces réponses doivent déjà se trouver dans la formulation de la tâche, si celle-ci est suffisamment claire et spécifique.

Astuce n°3 :  Sauver votre attention avec le report malin d’interruption

Pour certains, les interruptions sont une vraie plaie. Ils sont obligés d’abandonner leurs priorités pour traiter l’urgence ou la demande qui leur est faite.

Car oui, il est mal vu de refuser, même si la demande n’a rien à voir avec vos priorités du moment.

Il existe une astuce pour esquiver en douceur l’interruption, sans avoir à dire non, et continuer sur votre travail en cours.

En fait, une majorité de demandes urgentes n’ont pas besoin d’être exécutées dans l’immédiat. La personne veut surtout trouver quelqu’un qui s’en chargera.

Voici donc ce que vous pouvez faire :

Réservez des plages de temps chaque jour pour les interruptions, après votre travail le plus important en cours.

Lorsque quelqu’un vient vous voir pour effectuer telle ou telle chose, dites oui.

Mais comme vous êtes déjà occupé sur un travail important, proposez-lui de traiter sa demande à la prochaine plage horaire spéciale interruption réservée. A 11 heure par exemple.

De cette façon, vous ne dites pas non, tout en montrant que votre temps a de la valeur.

Et vous donnez le temps exact que vous pouvez lui accorder. Par exemple 45 minutes aujourd’hui, ou 30 minutes par jour pendant les 2 prochains jours.

Je vous suggère donc de prévoir au moins 20% de temps au cours la journée sous forme de plages d’interruption.

Ce qui représente, pour une journée de 8 heures de travail par exemple, 96 minutes (1 heure 40) à réserver pour les imprévus.

Vous pouvez placer la moitié de ce temps dans un créneau du matin, et l’autre moitié dans l’après midi. Ou encore au moment où vous risquez d’être le plus d’être dérangé.

Mais toujours après la plage de temps que vous aurez réservé pour votre travail le plus important du jour.

Et si il n’y a pas d’interruption, vous pourrez toujours exploiter ces plages pour traiter vos emails, les choses diverses de dernière minute ou pour avancer dans votre travail.

Bref, c’est un moyen plutôt élégant de ne pas laisser ses priorités se faire vampiriser par les interruptions de toute sorte.

Libre à vous bien entendu, suivant la nature de la demande, de l’accepter ou non, ou encore de l’orienter vers une personne plus adaptée pour l’aider.

Le plan de route complet

Ces 3 astuces sont simples mais elles peuvent néanmoins avoir un impact réel sur la façon de gérer votre charge de travail.

J’espère que cette mini série vous aura permis de mieux percevoir l’importance d’une solution d’organisation personnelle, des pièges à éviter à ce sujet, et de la façon d’appréhender les tâches de votre activité.

Maintenant, bien sûr, il y a nettement plus à couvrir à ce sujet.

C’est pourquoi, je vais sortir prochainement un programme complet pour vous aider en détails à choisir la solution idéale d’organisation personnelle et comment l’utiliser au mieux dans votre activité.

Je vous tiendrai au courant par email.

Mais pour le moment, voici ce que je vous invite à faire :

  1. Identifiez un type de tâches que vous répétez souvent et groupez les pour faciliter leur exécution
  2. Formulez les prochaines tâches que vous avez à faire de façon spécifique et directe, comme vu plus haut
  3. Planifiez une plage spéciale quotidienne réservée aux interruptions et aux choses de dernières minutes dans votre agenda

© Photo Doreen Salcher

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